ERRORES COMUNES AL ENVIAR UN EMAIL DE TRABAJO

escribir email de trabajo
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¿Has contado alguna vez el número de emails que envías y recibes a lo largo del día? No son pocos, y si tu trabajo es administrativo o ‘de oficina’ entonces seguro que son muchos más. Para bien o para mal, el correo electrónico es una herramienta habitual de trabajo, herramienta que probablemente no nos hayan enseñado a usar. Y su buen uso es importante, ya que de este depende la imagen que transmitimos y la consecución de su objetivo principal: que sea leído.

El email es la alternativa más común a las reuniones o conversaciones cara a cara. En este sentido, debemos tomarnos este tipo de comunicaciones en serio y dedicar tiempo a la redacción de cada email. Además, debemos respetar una serie de normas si queremos que nuestros correos no acaben en la carpeta de spam o eliminados de forma prematura.

Los email deben de tener un mínimo de formalidad. Es cierto que no estamos escribiendo una carta o redactando un contrato, pero deben de cuidarse las reglas básicas y estar correctamente estructurado. Whatsapp está modelando nuestra forma de escribir y es un vicio negativo que debemos controlar. En este sentido, también es muy importante cuidar la ortografía, ya que los errores que cometamos no darán muy buena imagen de nosotros. Conviene siempre releer y revisar el email al completo una vez escrito y antes de ser enviado.

enviar email de trabajoTan malo es un exceso de formalismos como un exceso de informalidad. Un email de trabajo debe ser sencillo, respetuoso, formal y correcto. Si nos extendemos en tecnicismos (por aquello de demostrar que dominamos una materia) lo que conseguiremos será espantar al lector con nuestra pedantería. En el caso opuesto, un email demasiado informal corre el riesgo de no tomarse en serio. Por eso, hay que evitar el uso de abreviaturas o emojis excepto si el destinatario es una persona de especial confianza. Tampoco es recomendable extenderse mucho con detalles que ni importan ni aportan. Se reciben muchos emails y hay poco tiempo para gestionarlos, así que es conveniente ir directos al grano.

La estructuración del email es vital. De forma general, debemos de seguir la norma de cambiar de línea o párrafo cuando cambiemos de tema. De esta forma el lector puede identificar fácilmente cada asunto a considerar y no perderse entre palabras. Por supuesto, todo email debe comenzar con un saludo y terminar con una despedida. No es necesario que estas sean demasiado extensas, pero sí lo justo como para que el receptor se sienta valorado.

En líneas generales, debemos conseguir expresar y mantener un tono durante todo el texto. De esta forma nos aseguraremos de que el email será bien interpretado y cumpla así su función. También debemos dejar claro que acciones esperamos y de quien las esperamos. Si el email va dirigido a varias personas, en conveniente puntualizar quien debe responder o hacer cada cosa. De esta forma evitaremos las temidas e interminables ‘cadenas de emails’ imposibles de manejar. Un email no es una botella que tiramos al mar: si esperamos algo de alguien debemos dejarlo muy claro.

Por último, debemos tener claros los límites de este tipo de comunicación y tratar de gestionar cara a cara los temas de mayor urgencia o importancia. Al fin y al cabo, el email no es más que una forma de correo y apuesto a que no miras las cartas del buzón de tu casa a diario.

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